Como calcular turnover e quanto custa cada pessoa que sai da sua empresa

Numa empresa de 40 pessoas, cada saída parece um caso isolado. Uma pessoa mudou de cidade, outra recebeu proposta melhor, uma terceira não deu certo na experiência. No fim do ano, quando alguém soma, foram 12 desligamentos e 16 contratações. Quase um terço da equipe foi trocado, e ninguém decidiu que isso aconteceria.

Turnover (ou rotatividade) é o nome desse número. Calcular leva dez minutos. Saber quanto ele custa leva mais vinte, e é essa segunda conta que costuma mudar a forma como o dono olha para a gestão de pessoas.

A fórmula de turnover

Não existe uma fórmula única. As três mais usadas respondem a perguntas um pouco diferentes, e o importante é escolher uma e usar sempre a mesma.

1. Fórmula pela média de entradas e saídas

É a mais comum em RH:

Turnover = ((admissões + desligamentos) ÷ 2) ÷ número médio de funcionários × 100

O número médio de funcionários é a média entre o início e o fim do período (ou a média dos 12 meses, se você tiver).

2. Fórmula do DIEESE (a usada nos estudos sobre o Brasil)

O DIEESE, em estudo feito com o Ministério do Trabalho a partir da RAIS, calcula a rotatividade com o menor valor entre admissões e desligamentos, dividido pelo estoque médio de vínculos do ano.

Turnover = menor valor entre admissões e desligamentos ÷ número médio de funcionários × 100

A lógica: se a empresa contratou 16 e desligou 12, só 12 contratações foram reposição; as outras 4 foram crescimento. Essa fórmula mede a troca de pessoas, não a expansão.

3. Fórmula só de desligamentos

Turnover = desligamentos ÷ número médio de funcionários × 100

É a mais simples e a mais útil para quem está começando, porque responde direto: que fração da equipe saiu.

Exemplo com números

Uma distribuidora começou o ano com 38 pessoas e terminou com 42. No ano, contratou 16 e desligou 12. Dos 12 desligamentos, 7 foram pedidos de demissão e 5 foram dispensas pela empresa.

Repare que, numa empresa que está crescendo, a fórmula do DIEESE e a de desligamentos dão o mesmo resultado. Elas só se separam quando a empresa encolhe.

Turnover mensal

Para acompanhar ao longo do ano, faça a conta todo mês com os números do mês: desligamentos do mês ÷ número médio de funcionários do mês. Com 1 saída numa equipe de 40, o turnover do mês é 2,5%. Somar os 12 meses dá uma boa aproximação do anual.

Os três recortes que importam mais que o número total

O número total diz quanto. Os recortes dizem onde está o problema.

Voluntário x involuntário. Pedido de demissão alto indica problema de retenção: salário, liderança, carga, falta de perspectiva. Dispensa alta indica problema de contratação ou de gestão de desempenho: a empresa está trazendo a pessoa errada ou não está conseguindo desenvolver quem traz.

Turnover nos primeiros 90 dias. O contrato de experiência não pode passar de 90 dias (CLT, art. 445, parágrafo único), e é nesse período que muita saída acontece. Calcule à parte: quantas das pessoas contratadas no ano saíram antes de completar 90 dias. No exemplo, se 5 das 16 contratadas saíram na experiência, são 31% das contratações perdidas. Esse número, quando alto, aponta para a vaga mal descrita, a seleção sem critério ou a integração inexistente, e não para o clima.

Por área e por gestor. Se 6 dos 12 desligamentos vieram da mesma equipe de 10 pessoas, o problema não é a empresa, é aquela equipe. A Gallup estima que o gestor responde por pelo menos 70% da variação no engajamento entre equipes. Numa PME, isso costuma aparecer como "da equipe do fulano todo mundo sai".

Referência: o turnover no Brasil é alto

O estudo do DIEESE com dados da RAIS mostrou que a rotatividade do mercado formal brasileiro foi de 45,1% em 2001 e chegou a 53,8% em 2010. Excluindo pedidos de demissão, aposentadorias, mortes e transferências, a taxa de 2010 foi de 37,3%. São dados antigos e de todo o mercado, então não use como meta. Servem para entender que, no Brasil, trocar um terço ou metade dos empregados num ano não é raro, o que não quer dizer que seja barato.

Quanto custa cada pessoa que sai

A Gallup estima que substituir um funcionário custa de metade a duas vezes o salário anual dessa pessoa, e chama essa faixa de conservadora. É uma referência dos Estados Unidos. A conta abaixo, feita com regras brasileiras e números de uma PME, chega a um valor menor, mas que já surpreende.

Exemplo: auxiliar administrativo dispensado sem justa causa

Premissas: salário de R$ 2.500, 2 anos completos de casa, dispensa sem justa causa com aviso prévio indenizado, substituto contratado em 30 dias. Os valores de anúncio, hora do dono e rampa de aprendizado são estimativas para você trocar pelos seus.

Ficaram de fora coisas difíceis de medir e que existem: erros do período de aprendizado, cliente mal atendido, o colega sobrecarregado que começa a pensar em sair também.

Dois cuidados com a conta:

• 13º proporcional, férias proporcionais e saldo de salário não entram como custo do turnover. Eles já eram devidos pelo tempo trabalhado; a saída só antecipa o pagamento. O custo extra da dispensa é o aviso indenizado e a multa do FGTS. A rescisão tem de ser paga em até 10 dias do fim do contrato (CLT, art. 477, § 6º), então o caixa sente de uma vez.
• No pedido de demissão, a conta muda. A multa de 40% é só para a dispensa sem justa causa pela empresa (Lei 8.036/1990, art. 18, § 1º), e o aviso prévio indenizado pela empresa é para quando ela dispensa sem cumprir o aviso (CLT, art. 487, § 1º). Sem esses dois itens, o exemplo acima cai para cerca de R$ 4.200. Ainda assim, quase dois salários.

O custo do ano

Aplicando ao exemplo da distribuidora, com salário médio de R$ 2.500:

R$ 75 mil por ano é mais que o salário anual de duas pessoas da equipe. Reduzir o turnover de 30% para 20% (de 12 para 8 saídas) economizaria algo como R$ 25 mil, sem contar o efeito na equipe que fica.

Planilha para copiar

Monte uma aba com uma linha por mês e outra com uma linha por desligamento.

ABA 1: MÊS A MÊS
Mês | Funcionários no início | Funcionários no fim | Média | Admissões | Desligamentos | Pedidos de demissão | Dispensas | Turnover do mês (desligamentos ÷ média)

ABA 2: CADA DESLIGAMENTO
Data | Área | Gestor | Cargo | Data de admissão | Tempo de casa (meses) | Saiu na experiência? (sim/não) | Tipo (pedido / dispensa / acordo / fim de contrato) | Motivo principal (da entrevista de saída) | Salário | Custo estimado

ABA 3: RESUMO DO ANO
Turnover total | Turnover voluntário | Turnover involuntário | % das contratações que saíram em até 90 dias | Área com mais saídas | Motivo mais citado | Custo total estimado

Por que as pessoas saem: a entrevista de desligamento

Sem saber o motivo, o número só serve para lamentar. Faça uma conversa de 15 minutos com toda pessoa que sai, de preferência conduzida por alguém que não seja o gestor direto, e anote as respostas na aba 2.

1. O que pesou mais na sua decisão de sair?
2. Quando você começou a pensar em sair? O que aconteceu nessa época?
3. Teve alguma coisa que a empresa poderia ter feito para você ficar?
4. O que você achava do seu dia a dia aqui: carga, ferramentas, clareza do que era esperado?
5. Como era a relação com o seu gestor? Você recebia retorno sobre o seu trabalho?
6. O que a nova empresa oferece que a gente não oferece? (salário, horário, crescimento, outra coisa)
7. Você recomendaria a empresa para um amigo trabalhar aqui? Por quê?
8. Tem alguma coisa que você não disse até hoje e acha que a gente deveria saber?

A pergunta 3 é a mais valiosa. Na pesquisa da Gallup com quem saiu voluntariamente, 52% disseram que o gestor ou a empresa poderiam ter feito algo para evitar a saída, e 51% contaram que ninguém falou com eles sobre satisfação ou futuro nos três meses anteriores.

O limite da entrevista de saída é óbvio: ela chega tarde, e quem está saindo nem sempre é sincero, porque pode precisar de referência. Por isso, ela funciona melhor junto com uma pesquisa de clima organizacional feita com quem ainda está na empresa.

O que fazer para baixar o turnover

Ataque o recorte que mais pesa, não tudo ao mesmo tempo.

Se a saída na experiência é alta:

• Reescreva a descrição da vaga com a rotina real, inclusive a parte chata. Quem entra esperando outra coisa sai em 30 dias.
• Faça um plano de integração por escrito para as primeiras duas semanas: quem ensina o quê, em que dia.
• Marque conversas de 15 minutos com o novo funcionário no dia 30, no dia 60 e antes do dia 90. A pergunta é simples: "o trabalho é o que você esperava?".

Se o pedido de demissão é alto:

• Compare o salário da função com o de vagas parecidas na sua região. Se você paga abaixo, as outras ações têm efeito limitado.
• Crie conversas individuais mensais entre gestor e cada pessoa. É barato e é justamente o que faltou para metade de quem saiu na pesquisa da Gallup.
• Mostre o próximo passo de cada função. Numa PME nem sempre há cargo acima, mas há responsabilidade nova, aumento por critério conhecido, curso pago.

Se a dispensa é alta:

• Reveja como você seleciona: critério escrito antes de abrir os currículos e entrevista com as mesmas perguntas para todos.
• Dê retorno de desempenho antes de decidir dispensar. Muita dispensa é de alguém que nunca soube que estava abaixo do esperado. Montamos um modelo simples em avaliação de desempenho na pequena empresa.

Se uma área concentra as saídas:

• O problema provavelmente é de liderança. Converse com a equipe sem o gestor presente e com o gestor sobre o que ouviu, nessa ordem.

Erros comuns

1. Calcular uma vez e esquecer. Turnover é indicador de acompanhamento. Uma conta por mês, na mesma fórmula, é o que mostra tendência.
2. Misturar fórmulas. Comparar 35% de um ano (fórmula da média) com 30% do outro (fórmula de desligamentos) dá a falsa impressão de melhora.
3. Não separar voluntário e involuntário. O número total junto esconde dois problemas diferentes, com soluções diferentes.
4. Achar que turnover zero é a meta. Algumas saídas são boas: a pessoa errada saindo, alguém crescendo para fora. O que custa caro é perder quem você queria manter.
5. Contar só a rescisão como custo. Na conta acima, a rescisão é pouco mais da metade do custo. O resto (seleção, rampa, horas extras) não aparece em nenhum boleto.
6. Fazer entrevista de saída e não anotar. Sem registro, você não percebe que o mesmo motivo apareceu em 5 das 12 saídas.

Fontes

• DIEESE: Rotatividade e flexibilidade no mercado de trabalho (nota, 2011), tabelas 1 e 2
• DIEESE (2017): capítulo 3, Crise e rotatividade no mercado de trabalho brasileiro (metodologia)
• Gallup: This Fixable Problem Costs U.S. Businesses $1 Trillion (McFeely e Wigert, 2019)
• Gallup: Managers Account for 70% of Variance in Employee Engagement (Beck e Harter, 2015)
• Lei 12.506/2011 (aviso prévio proporcional)
• Lei 8.036/1990 (FGTS), arts. 15 e 18
• CLT (Decreto-Lei 5.452/1943), arts. 445, 477 e 487
• Constituição Federal, art. 7º, XVI